Les esthéticiennes d’aujourd’hui sont très douées en informatique et, grâce aux derniers outils de gestion d’agenda, elles peuvent désormais concilier parfaitement vie professionnelle et vie privée. Non seulement ces programmes pratiques vous apportent plus de sérénité, mais ils vous garantissent également un meilleur chiffre d’affaires, une bonne vue d’ensemble de vos revenus et des clients satisfaits.
Texte Sylvia Silvester
Mieux avec un logiciel de gestion Solutions numériques pour une gestion efficace du salon
C’était il y a quelques années : tandis que l’esthéticienne me massait d’une main, elle répondait de l’autre au téléphone (fixe), tandis qu’un enfant en bas âge pleurnichait derrière une barrière dans la porte ouverte… Comment faisaient-elles, ces esthéticiennes d’autrefois qui, telles la déesse Shiva aux multiples bras, jonglaient avec tout mais n’avaient que peu de temps et d’espace pour elles-mêmes ?
Aujourd’hui, un programme de gestion est indispensable dans un salon. Fini les agendas papier, les appels téléphoniques interminables et chronophages avec les clients qui veulent prendre ou modifier un rendez-vous : les solutions logicielles spécialisées offrent des options pratiques telles que la gestion d’agenda, les fiches clients, les paiements et le marketing. Planity et Salonized sont quelques exemples de tels programmes. Salonized est un logiciel spécialement développé pour les salons de beauté et les salons de coiffure. La plateforme combine la gestion d’agenda avec l’administration des clients, la gestion des stocks, la facturation et des outils marketing. L’interface est conviviale, avec un code couleur clair pour les rendez-vous et un affichage clair du calendrier . Salonized propose également des connexions avec des systèmes de caisse et des paiements en ligne, ce qui permet de gérer l’ensemble du parcours client dans un seul environnement numérique.
Planity se concentre également sur la rationalisation des rendez-vous et du contact avec le client. Planity met l’accent sur la flexibilité et la simplicité, ce qui permet aux petits salons comme aux grandes chaînes d’utiliser efficacement cet outil. Comme avec Salonized, les clients peuvent réserver en ligne 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, et recevoir des confirmations et des rappels instantanés. Les traitements peuvent être associés à des employés spécifiques avec des paramètres de disponibilité individuels. De plus, Planity prend en charge la gestion des équipes et des ressources : les cabines, les équipements ou les espaces de traitement spéciaux peuvent être planifiés en tant que « ressources », ce qui est particulièrement pertinent pour les grands salons disposant d’espaces multifonctionnels.
Renseignez-vous bien
Même si la plupart des programmes de gestion numérique pour les salons de beauté fonctionnent avec un abonnement mensuel fixe, il est très important, lorsque vous lancez votre salon ou que vous souhaitez passer au numérique, de bien vous informer sur les possibilités et les limites d’un tel programme. La plupart des esthéticiennes considèrent que la gestion de l’agenda est la fonction la plus importante d’un tel programme. Finies les doubles réservations, les lacunes dans votre agenda, les rendez-vous oubliés grâce à la visualisation en temps réel des disponibilités. Il suffit de réserver en ligne via votre site web ou une application, quoi de plus simple ? De plus, les clients reçoivent des rappels automatiques et les rendez-vous des éventuels collaborateurs sont parfaitement synchronisés.
Mais les analyses que le programme peut fournir sont peut-être encore plus importantes : statistiques sur les heures de pointe et les heures creuses, les traitements les plus populaires, les promotions tarifaires ou autres qui ont bien fonctionné, et un aperçu financier clair. Car même si vous réalisez un chiffre d’affaires important, ce qui compte en fin de compte, c’est ce qu’il vous reste après déduction de tous les frais. C’est pourquoi certains programmes ont un lien direct avec le programme utilisé par votre comptable. Toutes les informations sur les clients et leur profil sont également conservées : cela peut aller du compte rendu de l’entretien initial à l’anniversaire du client, en passant par un aperçu de l’historique des visites, les préférences, les allergies et autres notes. Par exemple : avez-vous récemment orienté le client vers un dermatologue ? Qu’a-t-il dit et dans quelle mesure devez-vous en tenir compte pendant votre traitement ?
De nombreuses nouvelles évolutions
« Steven Dirickx, de Spot Group, travaille actuellement au développement d’un nouveau programme de gestion de salon. Quelles seront les fonctionnalités de ce nouveau programme ? Steven Dirickx : « En ce qui concerne l’agenda de notre programme : vous pouvez réserver en ligne, vous pouvez percevoir automatiquement des acomptes, il y a une fonction d’accueil automatique et le client se voit également proposer automatiquement un créneau horaire (avec la flexibilité nécessaire, bien sûr). Le client reçoit ensuite des e-mails et des SMS de confirmation. Cela permet d’éviter l’un des grands fléaux auxquels sont confrontés aujourd’hui de nombreux salons, à savoir les « no shows ». Dans notre institut Dermasthetics à Keerbergen, nous travaillons toujours avec des acomptes, car il est difficile de remplacer une annulation dans les 48 heures. Dans notre nouveau programme , ces acomptes sont automatiquement déduits de la facture finale. En outre, le programme prévoit un espace pour une brève question de satisfaction : comment s’est déroulé le traitement ? Cet outil de gestion vous donne également un bon aperçu financier : quelle est votre part de marché, quel est votre chiffre d’affaires et comment pouvez-vous éventuellement adapter votre marketing ? La partie facturation peut être facilement reliée à Peppol. Vous obtenez également un aperçu des traitements précédents, un historique de facturation, vous pouvez rédiger un rapport et nous fournissons une carte multi-séances. D’autres programmes ont une formule en cascade où vous devez payer un supplément pour chaque fonction supplémentaire, chez nous, toutes les fonctions sont proposées à un prix unique. »
