De schoonheidsspecialiste van vandaag is digitaal heel vaardig en dankzij de laatste tools inzake agendabeheer zijn werk en privéleven vandaag perfect combineerbaar. Niet alleen zorgen deze handige programma’s voor meer rust in je leven maar ze (garanderen) ook een betere omzet, een goed overzicht van je inkomsten én tevreden klanten.
Tekst Sylvia Silvester
Beter met beheersoftware Digitale oplossingen voor efficiënt salonbeheer
Het gebeurde enkele jaren geleden: terwijl de schoonheidsspecialiste mij met één hand masseerde, nam ze met de andere de (vaste) telefoon op terwijl achter een hekje in de open deur een jengelende kleuter stond;… Hoe hebben ze het toch gedaan, die estheticiennes van vroeger die als een meerarmige godin Shiva alle ballen in de lucht hielden maar zo weinig tijd en ruimte voor zichzelf overhielden?
Vandaag is een beheerprogramma niet meer weg te denken uit het salon. Weg met de papieren agenda, de eindeloze tijdrovende telefoontjes met klanten die een afspraak willen maken of verzetten: gespecialiseerde software oplossingen bieden handige opties zoals agendabeheer, klantenfiches, betalingen én marketing. Enkele voorbeelden van zulke programma’s zijn Planity en Salonized. Salonized is een softwarepakket specifiek ontwikkeld voor schoonheids- en kapperszaken. Het platform combineert agendabeheer met klantenadministratie, voorraadbeheer, facturatie en marketingtools. De interface is gebruiksvriendelijk ontworpen met een duidelijke kleurcodering voor afspraken en een heldere kalenderweergave. Salonized biedt ook koppelingen met kassasystemen en online betalingen, waardoor het hele klantentraject in één digitale omgeving kan worden beheerd.
Planity focust eveneens op het stroomlijnen van afspraken en het contact met de klant. Planity focust op flexibiliteit en eenvoud, waardoor zowel kleine salons als grotere ketens de tool effectief kunnen inzetten. Net als bij Salonized kunnen klanten 24/7 online boeken en ontvangen zij directe bevestigingen en herinneringen. Behandelingen kunnen gekoppeld worden aan specifieke medewerkers met individuele beschikbaarheidsinstellingen. Bovendien ondersteunt Planity team- en resourcebeheer: cabines, apparatuur of speciale behandelplaatsen kunnen als ‘resources’ worden gepland, wat vooral relevant is voor grotere salons met multifunctionele ruimtes.
Informeer je grondig
Ook al werken de meeste digitale beheer programma’s voor het schoonheidssalon met een abonnement formule waarbij je maandelijks een vaste bijdrage betaalt, het is heel belangrijk om – als je met je salon start of als je de digitale toer op wilt gaan – je goed te informeren over wat zo’n programma wel en niet kan. De meeste schoonheidsspecialistes vinden agendabeheer de belangrijkste functie in zo’n programma. Geen dubbele boekingen meer, geen gaten in je agenda, geen vergeten afspraken door real-time beschikbaarheid visueel te maken. Gewoon online reserveren via je website of een app, hoe gemakkelijk kan het zijn? Daarnaast krijgen klanten automatische herinneringen en worden de afspraken van eventuele medewerkers mooi gesynchroniseerd.
Maar misschien nog veel belangrijker zijn de analyses die het programma kan bieden: statistieken over piek- en daluren, de meest populaire behandelingen, welke prijs- of andere promoties hebben goed gewerkt, en een helder financieel overzicht. Want je kunt nog zo’n grote omzet draaien, uiteindelijk telt datgene wat je overhoudt na aftrek van alle kosten. Sommige programma’s hebben daarom een rechtstreekse link naar het programma waar je boekhouder mee werkt. Ook alle informatie over de klanten en hun profiel wordt bijgehouden: dat kan gaan van het verslag van het intake gesprek over de verjaardag van de klant, een overzicht van de bezoekhistorie, voorkeuren, allergieën en andere notities. Bijvoorbeeld: heb je de klant onlangs doorverwezen naar een dermatoloog? Wat heeft die gezegd en in hoeverre moet je daarmee rekening houden tijdens je behandeling?
Volop nieuwe evoluties
“Steven Dirickx van Spot Group is momenteel volop bezig met de ontwikkeling van een nieuw programma voor salonbeheer. Welke functies zullen er in dit nieuwe programma zitten? Steven Dirickx: “Wat de agenda betreft van ons programma: je kunt online reserveren, je kunt automatisch voorschotten innen, er is een automatische intake functie en de klant krijgt ook automatisch een moment voorgesteld wanneer hij of zij kan komen (met de nodige flexibiliteit uiteraard). De klant krijgt daarna ook bevestigingsmails en smsjes. Dit voorkomt een van de grote plagen, nl. de “no shows” waar vandaag heel wat salons mee te kampen hebben. Wij werken in ons instituut Dermasthetics in Keerbergen altijd met voorschotten want een annulatie binnen de 48 uur is moeilijk op te vullen. Die voorschotfacturen worden in ons nieuwe programma automatisch afgetrokken van de uiteindelijke factuur. Daarnaast voorziet het programma ruimte voor een korte tevredenheidsvraag: hoe was de behandeling? En deze beheer tool geeft je ook een goed financieel overzicht: welk marktaandeel heb je, hoeveel omzet draai je en hoe kun je eventueel je marketing aanpassen;… En het facturatiedeel kan eenvoudig gelinkt worden met Peppol. Je krijgt ook een overzicht van de vorige behandelingen, een overzicht van de facturatiegeschiedenis, je kunt een verslag schrijven en we voorzien een meerbeurtenkaart. Andere programma’s hebben een cascade formule waarbij je voor elke extra functie moet bijbetalen, bij ons zullen alle functies aan één prijs aangeboden worden.”
